АРХИВ ПО ПОЧТЕ

Архив Каширской администрации отмечает свой профессиональный праздник. Здесь работают четыре специалиста, самый древний документ датируется 1781 годом. Ко дню рождения сотрудники архива подошли с новыми планами и достижениями. Перешли на электронную форму работы.

Единица заведующего Каширским госгорархивом в исполкоме Каширского горсовета депутатов трудящихся введена 1 марта 1965 года. Этот день считается Днем создания архива в Каширском районе. На должность первого заведующего была назначена - Векшина Ольга Михайловна, а с 25 марта заведующим архивом был назначен Кузнецов Николай Ильич.
25 марта был утвержден список организаций, предприятий, учреждений района документами которых будет комплектоваться архив.
В 1966 году госгорархиву было выделено помещение в здании исполкома Каширского горсовета по адресу: ул.Советская, к.Кашира.

20 октября 1966 года в архив поступили первые документы по основной деятельности 3-х организаций:
- Каменский сельский Совет депутатов трудящихся за 1955-60гг., который был
ликвидирован, путем присоединения к Ледовскому сельсовету в 1960 г. ( дело под №1 -
"Книга протоколов сессий Каменского сельского Совета дупутатов трудящихся за 1955-
56 гг.";
- Рождественский сельский Совет депутатов трудящихся за 1955-60гг., который был
ликвидирован, путем присоединения к Ледовскому сельсовету в 1960 г. (дело под № 1
"Похозяйственная книга деревни Полудьяково за 1955-57 гг.";
- Ледовский сельский Совет депутатов трудящихся за 1952-62 гг. ( доло под №1
"Похозяйственная книга деревни Глебово-Змеево за 1952-54 гг").
А самой древней из всех, поступивших дел, является метрическая книга регистрации родившихся, умерших и браком сочетавшихся города Каширы, церкви рождения пресвятой Богородицы за 1781-1802 годы. Поступила данная книга в 1998 году вместе с другими метрическими книгами от Каширского отдела ЗАГС (срок ведомственного хранения документов отделов ЗАГС в 1998 году составлял 75 лет, сегодня срок ведомственного хранения документов гражданского состояния составляет - 100 лет).

- Каков штат архива?
- Штатная численность архивного отдела составляет 4 - единицы.Все специалисты с образованием, всех их хочу поблагодарить за непростую ежедневную работу с которой они отлично справляются.

- Какие материалы здесь хранятся?
- В архиве хранятся документы на бумажном носителе. Это документы постоянного срока хранения, к которым относятся документы по основной деятельности организаций и предприятий, включенных в список источников-комплектования архива и документы по личному составу срок хранения которых составляет 75 лет. Документы временного срока хранения (10 лет и меньше, такие как справки, первичные документы бух. учета и отчетности, больничные листки, графики и т.д.) в архив на хранение не поступают.

В архивном отделе находятся на хранении 110 фондов организаций и предприятий района, в которых насчитывается 30000 дел, из них 5900 дел по личному (документы от 43-х ликвидированных или реорганизованных организаций и предприятий района, не имеющих правопреемника). В 2009-2011гг. в архив поступили документы по личному составу следующих организаций и предприятий района: ОАО "Растовцы" старое название совхоз "Растовцы", Каширская нефтебаза-филиал ОАО "Моснефтепродукт", ЗАО "Каширский завод стали с покрытием", ТОО "Никулино" (старое название совхоз "Никулинский"), ООО "Даль", МУП "Водоканал", МУП "Теплосеть", МУП "Коммунальная служба", МУП "Жилищно-коммунальный сервис, ОАО "Каширский мукомольный завод", ООО "СМП №666" АО "Мострансстрой", ООО "Новая Керамика" и другие. В настоящее время находятся на обработке и в скором времени поступят в архив документы по личному составу ЗАО "Каширская РавТехника", МУП "ЖКХ", МУП "Жилтрест" и МУП "Жилресурс", Комбинат по благоустройству, ЗАО "Новоселки".
Вопрос валоризации (перерасчета) пенсий граждан социально значим, и стоит на контроле Президента РФ, поэтому сотрудники архивного отдела проводят большую работу по сотрудничеству, оказанию методической и практической помощи с руководителями (конкурсными управляющими) ликвидируемых организаций и предприятий, расположенных на территории Каширского района, с целью обеспечения сохранности документов по личному составу.

- Какова форма их получения?
- Архивный отдел выдает: архивные копии документов, архивные справки, архивные выписки из документов.
Приемные дни: понедельник, четверг
Время приема: с 9-00 до 16-30 ч.
обед: с 13-00 до 13-30 ч.
Кабинет 332 (3-ий этаж)
Электронный адрес почтового ящика: archivkash@mail.ru
При обращении в архив при себе иметь:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, ...);
- доверенность для представителя заявителя (копию и подлинник);
Для получения сведений о наличии земельного участка при себе иметь:
- свидетельство на право собственности на земельный участок;
- поисковые данные правоустанавливающего документа, т.е. наименование документа (постановление, распоряжение, решение, приказ), дату и номер документа;
- любую другую информацию о предоставлении земельного участка (кому, когда, где и для каких целей был предоставлен земельный участок).
Для получения сведений о предоставлении жилья (в случае отсутствия ордера) необходимо владеть следующей информацией:
- кому из членов семьи, когда (дата прописки или год заселения), от какой организации, в доме новостройке или в освободившейся жилой площади было предоставлено жилье впервые.
Для получения сведений о подтверждении стажа работы или о заработной плате необходимо иметь при себе копию трудовой книжки (в случае потери трудовой книжки необходимо знать полное название организации, даты приема и увольнения).
Для получения сведений о рождении, браке, смерти за период до 1928 года (с 1929 года обращаться в Каширский отдел ЗАГС по адресу: ул.Садовая 24 г.Кашира) необходимо знать дату, место рождения, смерти, заключения брака, фамилии, инициалы, в том числе инициалы родителей родившихся,
И другое, что Вас интересует.

- Какие документы чаще всего запрашивают граждане?

- В 2011 году сотрудниками архивного отдела исполнено 5061 тематических и социально-правовых запросов, из них 602 запроса социально-правовых, т.е о подтверждении стажа работы и справки о зарплате и тематических запросов - 4459, это запросы имущественного характера, в основном о подтверждении права собственности или пользования на земельные участки. Это копии приказов директоров совхозов, птицефабрик о предоставлении земельных участков в пользование, постановления и распоряжения о закреплении, предоставлении в собственность земельных участков, справки по данным похозяйственных книг о наличии земельных участков. А так же запросы о подтверждении прав собственности на недвижимое имущество (купля-продажа, дарение, наследство).
В архиве хранятся документы Каширской нотариальной конторы за период с 1956 по 1974 годы и нотариальные действия (купля-продажа, дарение, завещания) исполкомов сельских Советов (администраций) за период с 1960 по 2001 годы.
Чаще стали обращаться в архив граждане за подтверждением своей родословной.

- Есть ли специальные условия, которые необходимы для сохранности документов?

- Существует система мероприятий по обеспечению сохранности документов:
- комплекс мер по организации хранения, такие как создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов;
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения документов).
Архивный отдел расположен на 3-м этаже кирпичного здания 1989 года возведения, общей площадью 147 кв.м., в том числе: архивохранилище-113 кв.м., приемная комната- 15 кв.м., рабочая комната-15 кв.м., комната акклиматизации документов-4 кв.м.
Помещение сухое, стены в архивохранилище крашенные. Архив оснащен охранной радиоуправляемой и пожарной сигнализациями с выходом на пульт управления вневедомственной охраны, установленной в 2009 году. Стеллажи установлены перпендикулярно к стене с окнами. Протяженность стеллажных полок всего 523 п.м., в
2009 году приобретены мобильные металлические двусторонние стеллажи протяженностью 288 м. Дела закартонированы в архивные коробы. В хранилищах имеются углекислотные огнетушители, в количестве 10 штук. Для соблюдения температурно-влажностного режима в архиве регулярно проводятся измерения температуры и влажности воздуха (в среднем температура - 18-22, влажность - 30-40%).
Архив оснащен 5-ю компьютерами, 2-мя ксероксами, стремянкой, металлическим сейфом, шкафом, картотечным шкафом. Имеется запасной выход. Двери в архиве обиты железом 2-е металлические двери. Регулярно проводятся влажные уборки и санитарные дни для проведения обеспыливания документов и дел.

- Что интересного и что сложного в Вашей работе?

- Проходит время, и стираются в памяти людей события, факты. И только документ точно и беспристрастно доводит до нас историю. Архив это наше документное наследие и поэтому работать с такой глыбой информации, о которой далеко не все и не все знают всегда интересно. Для того чтобы разыскать тот или иной документ о котором заявитель только предполагает, нужно провести целое расследование. Недаром в архивном деле существует такой термин, как "поиск", "поисковые данные". Сотрудникам архивного отдела в своей работе приходится быть и юристами, и экономистами и делопроизводителями и архивариусами.
Наш архив часто посещают исследователи. Это жители Каширского и других районов Московской области, представители 1-го канала России, Каширского краеведческого музея. В большинстве своем эти исследования связаны с изучением родословной или Общение с такими людьми всегда познавательно и интересно.
Сложность в работе создает то, что архивные документы за требуемый период не всегда полностью сохранены, а в заявлениях граждан зачастую не содержится полных и точных данных, необходимых для наведения справок. Все это предъявляет повышенные требования к сотрудникам архива. Для нас главное - помочь человеку, потому что просто так к нам не ходят: за любым обращением стоят проблемы, неприятности, незнание законов нашими гражданами. Поэтому приходится быть не только архивистом, но и еще и обладать юридическими знаниями, интуицией, а также большим терпением.
Хочу выразить свою искреннюю благодарность сотрудникам архивного отдела: Прудниковой И.А., Ананьевой И.А., Батуриной О.А. за бескорыстный труд, высокую квалификацию и терпение.

- Вы переходите на электронные услуги, в чем они заключаются?

- Следуя реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года в ноябре 2010 года один из компьютеров архивного отдела, был подключен к локальной сети Интернет. Адрес электронной почты: archivkash@mail.ru
На сайте Администрации Каширского муниципального района: kash@obladm.msk.su в "Обращениях граждан" размещена информация об архивном отделе (адрес, режим работы, образцы заявлений, список фондов).
В настоящее время разрабатывается административный регламент по оказанию гражданам муниципальной услуги по исполнению и выдаче архивных документов.
Но и сейчас в архив по электронной почте обращаются граждане и организации, получают информацию о наличии или отсутствии запрашиваемых сведений, а также получают информацию о том, как и когда можно получить исполненный запрос. Таким образом прийти в архив им придется только один раз, чтобы получить исполненный запрос.
Так же планируется провести работу по взаимодействию между УПФР и архивом по обмену юридически значимыми документами социально-правового характера в электронном виде для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат, путем заключения соответствующих соглашений.
Это только начало. Планов много и мы будем стараться идти в ногу со временем.